Tại Tokyo và bất cứ nơi nào khác ở Nhật Bản, bạn phải nhận thức được sự khác biệt văn hóa trước khi làm kinh doanh. Người Nhật rất coi trọng hành vi. Kinh doanh tại Tokyo có nghĩa là bạn phải hiểu phong tục truyền thống của họ và văn kinh doanh đã được xây dựng qua nhiều thế hệ.
1. Ở lần gặp mặt đầu tiên, bạn phải giới thiệu đầy đủ tên của bạn, tên công ty, chức vụ. Sau đó bạn sẽ được giới thiệu với các đối tác Nhật của mình dựa trên hệ thống phân cấp. Bạn sẽ không phải cúi đầu nhưng bạn nên gật đầu khi bắt tay họ, đó là một cử chỉ tượng trưng để thay thế cúi đầu.
2. Hãy nhớ bỏ giày trước khi bước vào nhà ai đó, nhà hàng và thậm chí một số văn phòng. Tip không được chấp nhận nên hãy thận trọng nhưng thông minh.
3. Danh thiếp (Meishi) rất cần thiết ở Nhật Bản và bạn sẽ không đánh giá là không nghiêm túc khi bạn đến mà không có chúng. Bạn cần có thẻ được in bằng tiếng Anh ở một bên và tiếng Nhật ở phía bên kia. Xuất trình danh thiếp của mình bằng cách sử dụng cả hai tay và hướng mặt tiếng Nhật lên trên. Khi nhận danh thiếp từ đối tác Nhật Bản, hãy chắc chắn rằng bạn nhận nó bằng cả hai tay, nói “cảm ơn” và đọc nó cẩn thận. Đặt thẻ trên bàn trước mặt mình trong suốt cuộc họp và thu thập tất cả trong đó khi cuộc họp kết thúc. Không ghi bất cứ điều gì lên trên danh thiếp mà bạn đã nhận.
4. Gọi đồng nghiệp bằng họ và thêm “san” ở cuối.
5. Hãy đến một cuộc họp với đối tác bằng một bộ đồ kinh doanh chính thức. Màu sắc phổ biến cho áo khoác là đen, xám, nâu và xanh, áo sơ mi màu xanh hoặc trắng. Đàn ông nên tránh đeo cà vạt đen và phụ nữ nên mặc áo somi và váy kết hợp với giày cao gót, cũng nên tránh một vẻ ngoài toàn màu đen, vì màu đen là màu của tang lễ. Mặc quần áo bảo thủ, cho cả nam và nữ.
6. Đàm phán kinh doanh có thể gây khó chịu. Các quyết định đạt được khi tất cả giai đoạn của hệ thống phân cấp đã thỏa mãn yêu cầu. Các cuộc họp luôn được tiến hành với một đội, mỗi thành viên có tiếng nói trong quyết định cuối cùng. Người Nhật có xu hướng rất chi tiết, bạn sẽ nhận được rất nhiều câu hỏi, trong đó có những câu hỏi cá nhân, đó là cách họ kiểm tra độ tin cậy và tính toàn vẹn của bạn.
7. Thiết lập một mối quan hệ tôn trọng lẫn nhau là rất quan trọng đối với người Nhật. Đừng hỏi những câu hỏi tiêu cực, không nhìn trực tiếp vào mắt và đừng cười ở giữa các cuộc thảo luận. Mỉm cười có thể tạm chấp nhận được.
8. Người Nhật luôn chú trọng việc trao đổi quà tặng, hãy mang quà cho đối tác của bạn, từ lãnh đạo cho đến cấp dưới của họ. Những món quà không cần phải đắt tiền nhưng chúng nên được bọc độc đáo. Sẽ tốt hơn nếu những món quà đến từ chính công ty bạn nhưng tránh không để 4 món trong 1 hộp quà.
9. Hãy coi một lời mời sau giờ hành chính là một vinh dự, do đó không được từ chối. Trong khi đối tác đang mong đợi để trả tiền, thể hiện sự thiện ý của mình bằng cách ít nhất hãy cố gắng trả hóa đơn. Đàn ông Nhật thích uống, vì vậy điều quan trọng là ít nhất hãy cố gắng để tham gia cùng họ.
10. Mặc dù Tokyo rất có tính quốc tế, người Tokyo rất dè dặt khi có người nước ngoài xung quanh và nói chung sẽ ngần ngại nói tiếng Anh. Vì vậy để tránh hiểu lầm, khuyến khích bạn nên có một thông dịch viên chuyên nghiệp đi cùng.
Đây là một số lời khuyên kinh doanh quan trọng nhất cần nhớ khi kinh doanh tại Tokyo. Hãy nhớ rằng bạn sẽ có cơ hội tốt nếu các đồng nghiệp Nhật Bản dành nhiều thời gian hơn với bạn.